“Hôm nay anh nhờ Linh host buổi họp nhé,” anh tổng giám đốc nói với tôi trong buổi họp tổng kết một năm Percolab đồng hành cùng công ty anh. Tôi vui vẻ nhận lời. Có người khác nhận làm quản giờ, người nhận thu hoạch. Chúng tôi check-in, rồi cùng xây dựng lịch trình buổi họp. Tất cả diễn ra với một sự trơn tru của một nhóm người có chung thực hành. Lúc đó tôi nhận ra: có lẽ hơi thở thứ 8 là đây?
Hồi đầu, anh giám đốc đến với chúng tôi vì mong muốn công ty chuyển dịch từ mô hình quản lý chuyên quyền sang tự quản. Chúng tôi đã rất vui vì được tham gia vào một dự án nhiều ý nghĩa, đặc biệt là với mục đích tổ chức mình đang theo đuổi. Đồng thời chúng tôi cũng lo lắng vì đây là lần đầu tiên ở Việt Nam có một nhà máy triển khai mô hình tự tổ chức. Khi không có tiền lệ, thật khó để ai nói chắc chắn hành trình sẽ như thế nào. Đến vài tháng gần đây, khi được học về mô hình 8 Hơi thở thiết kế tiến trình (8 Breaths of design), tôi có được một bộ khung để soi chiếu toàn bộ thử nghiệm này.
Mô hình 8 Hơi thở, một đúc kết trong cộng đồng Art of Hosting, nhìn một tiến trình như một chuỗi các nhịp thở. Nó giúp người thực hành nương vào quy luật tự nhiên để thiết kế. Hành trình 8 Hơi thở bắt đầu khi có ai đó bước qua Ngưỡng cửa khát khao (Threshold of longing) — lúc người đó lên tiếng vì một “đau đáu” mà họ không thể làm ngơ.
Hơn một năm trước, anh giám đốc nhìn thấy ở công ty mình một bộ máy cồng kềnh và thiếu hiệu quả. Mọi quyết định đều dồn lên phía trên, các bộ phận làm việc rời rạc. Công ty sẽ không thể thích ứng khi ra mắt dòng sản phẩm mới trong thị trường đầy biến động. Anh mong muốn có một hệ thống quản lý linh hoạt hơn, nơi quyền lực được phân bổ và sự tự chủ được thực hành. Vậy nên, anh tới với chúng tôi và Khởi xướng (Calling) dự án — nhịp thở đầu tiên đã bắt đầu.
Trong quãng thời gian sau đó, chúng tôi cùng anh thành lập nhóm lõi và Làm rõ (Clarify) mục tiêu của dự án. Chúng tôi Mời gọi (Invite) những bên liên quan cho ý kiến và đồng hành cùng mình. Tiếp đến là các cuộc Gặp gỡ (Meet) để làm workshop, tập huấn kỹ năng tự quản. Chúng tôi giúp công ty Thu hoạch (Harvest) trong hành trình. Và bản thân công ty cũng liên tục Triển khai (Act) những thử nghiệm để dần chuyển đổi mô hình.
Cuộc họp tổng kết kia đánh dấu nhịp cuối của bước Chiêm nghiệm (Reflect), khi mọi người trong nhóm lõi chia sẻ kết quả khảo sát đánh giá hiệu quả của dự án cho tới giờ. Tôi đã rất vui khi nghe được những thông tin như các phòng ban làm việc khăng khít hơn, mọi người thường xuyên chủ động tự quyết những vấn đề trong phạm trù của mình. Chất lượng sản phẩm và lòng tin của khách hàng được cải thiện, doanh số từ đó cũng tăng lên.
Cuối hơi thở thứ 8 là Ngưỡng cửa ký ức (Threshold of memory). Nó có tên vậy vì khi có điều gì mới đi vào ký ức, hành vi sẽ thay đổi. Tôi nhìn thấy sự chuyển hoá trong công ty qua cách mọi người tham gia buổi họp, cách các anh chị quản lý host vòng tròn để đội ngũ công nhân được chia sẻ khó khăn, hay cách mà các phòng ban khi gặp vấn đề sẽ cùng tìm cách giải quyết, thay vì đùn đẩy trách nhiệm.
Kết thúc buổi họp, mọi người đồng thuận sẽ mở rộng thử nghiệm tự quản sang các bộ phận khác của công ty. Vậy là một chu kỳ 8 Hơi thở khép lại với những kết quả hữu hình và những mối quan hệ được hình thành. Và một chu kỳ mới sẽ được mở ra, với những “đau đáu” mới và nhóm lõi mới. Chỉ khác là, lần này chúng tôi đã có một tấm bản đồ rõ ràng hơn cho hành trình tới.