Viết bởi Chris Corrigan
Dịch bởi Lannah Nguyễn
Hãy nghĩ lại về bất kỳ cuộc trò chuyện nào bạn từng có. Nếu đó là một cuộc trò chuyện hay, thì thường sẽ có một mục đích, một câu hỏi, hoặc một chủ đề đủ hấp dẫn để những người tham gia thật sự quan tâm. Có thể bạn đã thấy mình hơi nghiêng người về phía trước, lắng nghe với sự tò mò, chia sẻ câu chuyện và góc nhìn của riêng mình, tìm ra những điểm chung và cùng nhau khám phá những khác biệt.
Trong trạng thái tự nhiên của con người, trò chuyện là điều rất dễ dàng và hoàn toàn tự nhiên. Đó là cách chúng ta cùng nhau khám phá ý tưởng và hiểu thế giới này. Khi điều đó xảy ra, bạn đang ở trong một “không gian đối thoại” – một cấu trúc xã hội có trung tâm, có ranh giới, và rất nhiều điều đang diễn ra bên trong.
Thế nhưng, đời sống trong các tổ chức lại thường đi ngược với bản năng này. Ngay cả khi rất cần có một cuộc trò chuyện quan trọng, chúng ta vẫn có thể thấy mình… ngại ngần. Thời điểm không thuận, hoặc điều kiện không đủ tốt để cuộc trò chuyện diễn ra một cách tự nhiên và có sự tham gia thật sự. Có nhiều lúc chúng ta cần dừng lại những gì đang làm, bước vào một không gian nơi mọi người có thể chú ý đến nhau.
Thực hành đối thoại tốt giúp ta làm được điều đó, bằng cách tạo ra một “không gian chứa” khuyến khích việc nói, việc nghe, cùng hiểu và cùng ra quyết định. Đặc biệt trong những lúc căng thẳng hay xung đột, một phương pháp cẩn trọng, cho phép ai cũng được nói và được lắng nghe, là vô cùng cần thiết.
Một phương pháp rất đơn giản mà người điều phối nào cũng có thể dùng là vật nói (talking piece): đó là một đồ vật được chuyền quanh phòng. Ai đang cầm vật đó thì được nói, những người khác lắng nghe. Vật nói – cùng với những quy ước và nghi thức đi kèm – giúp định hình tiến trình và tạo ra “không gian chứa” cho cuộc trò chuyện.
Thực ra, mọi công cụ điều phối, mọi agenda, hay bộ nguyên tắc hướng dẫn đều có chức năng như vậy: chúng giúp định hình tiến trình. Khi Toke đưa điều này vào danh sách “những trợ thủ nhỏ”, ông nhấn mạnh rằng những công cụ như vậy cần được chọn và sử dụng với sự cẩn trọng và ý thức rõ ràng về tác động của chúng lên cả nhóm.
Là người điều phối, bạn nắm giữ khá nhiều quyền lực. Và thật không dễ để tìm được điểm cân bằng giữa quá nhiều tự do (khi không còn khung sáng tạo) và quá nhiều kiểm soát (khiến mọi người trở nên thụ động, chán nản). Học cách giữ được sự cân bằng này là cả một quá trình thực hành – nghĩa là bạn sẽ làm tốt hơn dần theo thời gian, khi bạn làm và suy ngẫm lại. Không có một câu trả lời cố định cho sự cân bằng đúng, nhưng có một vài nguyên tắc có thể giúp ích.
Hãy chủ trì tiến trình theo cách để cả nhóm tự làm công việc của họ. Càng nhiều càng tốt, hãy tập trung vào việc tạo điều kiện để mọi người tự làm việc của mình. Đừng nói cho họ phải làm gì hay họ sẽ cảm thấy thế nào. Cố gắng đừng là người diễn giải lời nói của người tham gia hay “tổng kết thay” cho cả nhóm. Thay vào đó, hãy tạo ra một tiến trình tốt, để mọi người có thể đóng góp, lắng nghe, học hỏi và giảm bớt cái tôi cá nhân trong cuộc trò chuyện chung.
Khi mọi thứ đi chệch hướng, hãy dừng lại và quay về với câu hỏi rất đơn giản: “Chuyện gì đang xảy ra vậy?”
Xung đột là điều không tránh khỏi. Mọi thứ có thể trật đường ray. Người ta giận dữ, tổn thương. Người điều phối cũng mắc sai lầm. Hãy nhớ rằng khi điều đó xảy ra, bạn không hề đơn độc. Bạn có quyền dừng lại, hít thở, và chuyển sang một cuộc trò chuyện ở “tầng cao hơn” về chính những gì đang diễn ra.
Những ngày đầu làm điều phối, tôi từng chủ trì một buổi họp mà cảm giác như… nhổ răng. Không ai tham gia, rất ít sáng tạo, không khí thì ngột ngạt. Tôi đã mắc sai lầm khi nghĩ rằng chỉ một mình tôi có trách nhiệm sửa chữa tình hình. Tôi càng cố gắng thì mọi thứ càng tệ. Cuối cùng, tôi chợt nhận ra: tôi đâu có một mình trong phòng. Còn ba mươi người khác ở đó mà. Tôi dừng lại và hỏi: “Chuyện gì đang xảy ra vậy?”
Thật nhẹ nhõm khi có một người nói:
“Đây không phải là cuộc trò chuyện mà chúng tôi muốn có lúc này. Bạn cứ yêu cầu chúng tôi làm những việc mà chẳng ai thấy hứng thú cả.”
“Vậy thì chúng ta nên nói về điều gì?” tôi hỏi.
Mọi người đồng loạt nói ra chủ đề mà họ mong đợi được bàn tới. Thế là tôi xoay hướng cuộc trò chuyện sang đó và nói: “Ok, vậy mình nói về chuyện đó nhé!” Và thế là cuộc trò chuyện bắt đầu chảy.
Là người điều phối, bạn không cần phải có mọi câu trả lời. Nếu tiến trình bạn thiết kế chưa phù hợp, hãy nhờ mọi người giúp bạn điều chỉnh cho đúng.
Nếu bạn muốn đọc một câu chuyện thật hay về việc xoay chuyển tình thế, hãy tìm đọc câu chuyện tôi từng bị 40 thợ săn gấu Bắc Cực và các nhà khoa học nghiên cứu “gọi tên”, vì một thiết kế điều phối không giúp họ học hỏi cùng nhau.
Tạo “không gian chứa” cho cuộc trò chuyện bằng ABIDE
Vài năm trước, tôi đã viết một bài về việc dùng khung ABIDE của Dave Snowden để thiết kế và chủ trì các không gian đối thoại. Từ đó đến nay, tôi càng lúc càng trân trọng khung này, và có điều chỉnh một chút, kết hợp thêm công trình của Glenda Eoyang trong mô hình CDE của Human Systems Dynamics. Kết quả là tôi có một từ viết tắt mà cả hai người họ đều không tạo ra, nhưng lại cực kỳ hữu ích.
ABIDE chỉ ra năm yếu tố bạn có thể thay đổi trong cấu trúc của một “không gian chứa”, và từ đó làm thay đổi cách mọi người tương tác với nhau. Bất kỳ người điều phối hay lãnh đạo nào làm việc trong bối cảnh phức hợp đều ít nhiều hiểu điều này. Học được điều này giúp bạn thay đổi các khuôn mẫu hành vi mà không cần áp đặt kết quả – một bước rất quan trọng để vượt ra khỏi việc chỉ “dùng công cụ”.
Tôi sẽ viết kỹ hơn về điều này sau, còn dưới đây là phiên bản hiện tại của tôi về năm đặc điểm quan trọng ảnh hưởng đến hành vi của một nhóm:
ATTRACTORS – ĐIỂM HÚT
Là những thứ mà xung quanh đó các khuôn mẫu được hình thành: một câu chuyện, một câu hỏi, một người có ảnh hưởng, thậm chí là điểm mọi người đang tập trung ánh nhìn trong căn phòng.
BOUNDARIES – RANH GIỚI
Là những yếu tố giới hạn hệ thống, như không gian, thời gian, tiền bạc, hay thẩm quyền. Nói đơn giản, đó là những “đường viền” mà một cuộc họp vận hành bên trong.
IDENTITY – BẢN DẠNG
Là những khuôn mẫu sâu sắc định hình hành vi, và thường chúng ta mang theo mà không hề ý thức. Có thể là vai trò chính thức (lãnh đạo, quản lý, nhân viên), là các hình mẫu (kẻ bắt nạt, nạn nhân, người hùng, bậc trưởng lão, đứa trẻ), hoặc những định nghĩa xã hội gắn với chủng tộc, giới tính, tầng lớp…
DIFFERENCES – KHÁC BIỆT
Sự giống và khác có thể ảnh hưởng rất mạnh đến cuộc trò chuyện. Quá nhiều giống nhau hoặc quá nhiều khác biệt đều có thể làm cạn năng lượng. Quá đồng nhất tạo ra những “điểm mù” lớn, còn quá đa dạng thì dễ thành… tháp Babel.*
EXCHANGES – SỰ TRAO ĐỔI
Là những thứ được lưu chuyển trong hệ thống: tiền bạc, quyền lực, ý tưởng, thông tin, tri thức.
Khi một cuộc trò chuyện bị mắc kẹt, thường là vì một trong những yếu tố này đang tạo ra một khuôn mẫu không có lợi. Chỉ cần dịch chuyển một yếu tố thôi, cả tiến trình cũng có thể thay đổi.
Cuối cùng, hãy cẩn trọng với cách bạn dùng các ràng buộc. Hãy “phi thực dân hóa” các ràng buộc nhiều nhất có thể. Một “không gian chứa” ở bối cảnh này, có thể lại là sự giam hãm ở bối cảnh khác. Đây là điều rất quan trọng cần lưu ý.
Trong các tài liệu về đối thoại, khái niệm “container” (không gian chứa) được dùng rất nhiều và đã trở thành một thuật ngữ chuyên môn. Mọi tiến trình của con người đều diễn ra trong những giới hạn nào đó. Nhưng mỗi cộng đồng, mỗi nhóm người lại có trải nghiệm rất khác nhau về việc bị giới hạn – nhất là khi giới hạn đó đến từ người khác.
Rất dễ để dùng từ “container” mà không nhận ra nó có thể trở thành một khái niệm mang tính áp đặt. Với các cộng đồng bản địa, “container” có thể gợi nhớ đến hệ thống khu bảo tồn cưỡng bức. Ở Ireland, từ này có thể khơi lại nỗi đau của việc bị bao vây, chiếm đất và thuộc địa hóa bởi Vương triều Anh.
Trong khi đó, ở chính những bối cảnh ấy, người ta vẫn hiểu rất rõ những không gian nuôi dưỡng đối thoại sống động – nhưng họ gọi bằng những từ như “tổ ấm” hay “bếp lửa”.
Cũng như mọi công cụ khác, hãy luôn ý thức mình đang ở đâu, đang dùng công cụ đó như thế nào, và lời nói của mình sẽ chạm đến người khác ra sao.
Thú thích của người dịch: *Ẩn dụ tháp Babel (trong Kinh Thánh) tượng trưng cho tham vọng vô hạn, sự kiêu ngạo của con người muốn vươn tới tầm vóc thần thánh và hậu quả của việc thiếu sự đồng nhất. Nó đại diện cho sự hỗn loạn ngôn ngữ, rào cản giao tiếp, sự đa dạng ngôn ngữ loài người, và cảnh báo về sự đổ vỡ khi sự hợp tác bị phá vỡ.
Tìm đọc bài dịch các phần trước
Bài dịch phần 1 – Hiện diện
Bài dịch phần 2 – Có một câu hỏi tốt
Tìm đọc bài viết gốc
Phần 1 – Hiện diện
Phần 2 – Có một câu hỏi tốt
Phần 3 – Sử dụng vật nói